Warum ist Projektmanagement so wichtig für eine Organisation?

Warum ist Projektmanagement wichtig?‘ ist eine interessante Frage, die Kunden manchmal stellen. Sie fragen dann: „Können wir nicht einfach das Team, das die Arbeit macht, briefen und es selbst managen? Das wäre doch viel billiger.“

Sie fragen sich, ob sie Projektmanagement wirklich brauchen, weil es auf dem Papier wie eine unnötige Steuer und ein unnötiger Overhead aussieht, da Projektmanager nicht wirklich etwas liefern und oft dem im Weg stehen, was das Team tun soll!

Wenn das alles wahr ist, warum ist dann Projektmanagement wichtig?

Die Wahrheit ist, dass die Durchführung von Projekten ohne gutes Projektmanagement eine falsche Wirtschaft ist. Es wird oft als unnötige Belastung des Budgets angesehen, und es besteht kein Zweifel, dass es teuer werden kann – bis zu 20 % des gesamten Projektbudgets.

Aber können Sie es sich leisten, kein Projektmanagement zu haben?

Was hält das Team und den Kunden ohne es zusammen? Und wer bleibt ohne es übrig, um durch die Höhen und Tiefen, Zusammenstöße und Katastrophen von Projekten zu navigieren?

Großartiges Projektmanagement bedeutet viel mehr, als das eiserne Dreieck des Projektmanagements in Schach zu halten und Zeit, Budget und Umfang einzuhalten; es bringt Kunden und Teams zusammen, schafft eine Vision für ein erfolgreiches Projekt und bringt alle auf die gleiche Seite, was nötig ist, um auf Erfolgskurs zu bleiben. Wenn Projekte richtig gemanagt werden, hat das einen positiven Einfluss, der über die Lieferung von „dem Zeug“ hinausgeht.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

1. Strategische Ausrichtung

Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass das, was geliefert wird, richtig ist und einen echten Mehrwert für die Geschäftsmöglichkeiten liefert.

Jeder Kunde hat strategische Ziele und die Projekte, die wir für ihn durchführen, bringen diese Ziele voran. Projektmanagement ist wichtig, weil ein Teil der Aufgaben eines PMs darin besteht, sicherzustellen, dass die Projekte richtig geplant werden, so dass sie gut in den breiteren Kontext der strategischen Rahmenbedingungen unserer Kunden passen.

Gutes Projektmanagement stellt sicher, dass die Ziele der Projekte eng mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.

Bei der Identifizierung eines soliden Business Case und der methodischen Berechnung des ROI ist das Projektmanagement wichtig, weil es helfen kann, sicherzustellen, dass das Richtige geliefert wird, das einen echten Wert liefert.

Natürlich ist es möglich, dass im Laufe des Projekts Risiken auftauchen, die sich zu Problemen entwickeln oder sich sogar die Geschäftsstrategie ändert. Aber ein Projektmanager wird sicherstellen, dass das Projekt Teil dieser Neuausrichtung ist. Projektmanagement ist hier sehr wichtig, denn Projekte, die vom Kurs abkommen oder sich nicht an die Geschäftsanforderungen anpassen, können sich als teuer und/oder unnötig herausstellen.

2. Führung

Projektmanagement ist wichtig, weil es Führung und Richtung in Projekte bringt.

Ohne Projektmanagement kann ein Team wie ein Schiff ohne Ruder sein; es bewegt sich, aber ohne Richtung, Kontrolle oder Ziel. Führung ermöglicht und befähigt die Teammitglieder, ihre beste Arbeit zu leisten. Das Projektmanagement sorgt für Führung und Vision, Motivation, Beseitigung von Hindernissen, Coaching und Inspiration des Teams, damit es seine beste Arbeit leisten kann.

Projektmanager dienen dem Team, sorgen aber auch für klare Linien der Verantwortlichkeit. Mit einem Projektmanager gibt es keine Verwirrung darüber, wer die Verantwortung und die Kontrolle über das Projekt hat (vor allem, wenn Sie ein RACI-Diagramm oder andere ähnliche Tools verwenden). Projektmanager setzen Prozesse durch und halten jeden im Team auf Linie, denn letztendlich tragen sie die Verantwortung dafür, ob das Projekt scheitert oder erfolgreich ist.

3. Klarer Fokus und Zielsetzung

Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass es einen richtigen Plan für die Umsetzung der strategischen Ziele gibt.

Wenn das Projektmanagement dem Team selbst überlassen wird, werden Sie feststellen, dass die Teams ohne richtige Vorgaben und ohne eine definierte Projektmanagement-Methodik arbeiten. Projekten fehlt der Fokus, sie können vage oder nebulöse Ziele haben und das Team weiß nicht genau, was es tun soll und warum.

Als Projektmanager sind wir in der Lage, eine solche Situation zu verhindern und die rechtzeitige Erledigung von Aufgaben voranzutreiben, indem wir ein Projekt in Aufgaben für unsere Teams aufteilen.

Oftmals ist es die Voraussicht, einen solchen Ansatz zu wählen, die gutes von schlechtem Projektmanagement unterscheidet. Die Aufteilung in kleinere Arbeitsabschnitte ermöglicht es den Teams, sich auf klare Ziele zu konzentrieren, ihre Bemühungen auf das Erreichen des endgültigen Projektziels durch den Abschluss kleinerer Schritte auszurichten und Risiken schnell zu erkennen, da Risikomanagement im Projektmanagement wichtig ist.

Oft müssen die Ziele eines Projekts geändert werden, wenn sich ein Risiko materialisiert. Auch hier gilt, dass ein Projekt ohne engagierte Aufsicht und Führung schnell ins Stocken geraten kann, aber ein gutes Projektmanagement (und ein guter Projektmanager) ermöglicht es dem Team, sich auf seine Ziele zu konzentrieren und, wenn nötig, diese neu zu fokussieren.

4. Realistische Projektplanung

Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass die richtigen Erwartungen an das, was geliefert werden kann, bis wann und für wie viel, festgelegt werden.

Ohne ein gutes Projektmanagement können Budgetschätzungen und Zeitpläne für die Projektabwicklung festgelegt werden, die zu ehrgeizig sind oder denen analoge Schätzungen aus ähnlichen Projekten fehlen. Letztendlich bedeutet dies, dass Projekte ohne gutes Projektmanagement zu spät und über dem Budget geliefert werden.

Effektive Projektmanager sollten in der Lage sein, vernünftige und erreichbare Termine und Meilensteine zwischen Stakeholdern, Teams und dem Management auszuhandeln. Allzu oft beeinträchtigt die Dringlichkeit, die auf die Lieferung gelegt wird, die notwendigen Schritte und letztlich die Qualität des Projektergebnisses.

Wir alle wissen, dass die meisten Aufgaben länger dauern werden als ursprünglich angenommen; ein guter Projektmanager ist in der Lage, die verfügbaren Ressourcen zu analysieren und mit dem erforderlichen Zeitrahmen abzugleichen und einen realistischen Zeitplan zu entwickeln. Projektmanagement ist bei der Terminplanung sehr wichtig, weil es Objektivität in die Planung bringt.

Ein guter Projektmanager schafft einen klaren Prozess mit erreichbaren Terminen, der es jedem innerhalb des Projektteams ermöglicht, innerhalb vernünftiger Grenzen und nicht mit unvernünftigen Erwartungen zu arbeiten.

5. Qualitätskontrolle

Projektmanagement ist wichtig, weil es sicherstellt, dass die Qualität dessen, was geliefert wird, durchgängig ins Schwarze trifft.

Außerdem stehen Projekte in der Regel unter einem enormen Druck, abgeschlossen zu werden. Ohne einen engagierten Projektmanager, der die Unterstützung und das Buy-in der Geschäftsleitung hat, werden Aufgaben unterschätzt, Zeitpläne gestrafft und Prozesse überstürzt. Das Ergebnis ist eine schlechte Qualität des Outputs, weil es kein Qualitätsmanagement gibt.

Ein engagiertes Projektmanagement stellt nicht nur sicher, dass ein Projekt die nötige Zeit und die nötigen Ressourcen hat, sondern auch, dass der Output in jeder Phase qualitätsgeprüft ist.

Ein gutes Projektmanagement erfordert geschlossene Phasen, in denen die Teams den Output auf Qualität, Anwendbarkeit und ROI prüfen können. Projektmanagement ist wichtig für die Qualität, weil es einen gestaffelten und phasenweisen Prozess ermöglicht, der den Teams Zeit gibt, ihre Ergebnisse bei jedem Schritt auf dem Weg zu prüfen und zu testen.